Warszawa, dnia 17 czerwca 2021 r.
ZAPROSZENIE DO UDZIAŁU
W POSTĘPOWANIU O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA
PROWADZONYM W TRYBIE NEGOCJACJI Z OGŁOSZENIEM
NA

Sukcesywne świadczenie usług PR na rzecz Fundacji State of Poland

Postępowanie NIE jest prowadzone na podstawie ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień
publicznych (Dz. U z 2019 r., poz. 2019 z późn.zm).

Zatwierdził:
/-/ Włodzimierz Dola
Prezes Fundacji

Informacja o Zamawiającym
Fundacja State of Poland, Al. Jerozolimskie 7, 00-955 Warszawa
NIP: 701-091-75-48, REGON: 383016091.
e-mail: biuro@stateofpoland.pl

Osoba upoważniona do kontaktu z wykonawcami jest: Marta Płońska – tel. 660 092 000.

I. Określenie przedmiotu zamówienia:

1. Przedmiotem niniejszego zamówienia jest sukcesywne świadczenie na bieżące potrzeby Zamawiającego kompleksowych usług PR przy opracowywaniu i realizacji działań komunikacyjnych w zakresie w bieżącej działalności, projektów specjalnych, zaangażowania w projekty o charakterze wizerunkowym oraz employer branding z uwzględnieniem działań skierowanych do pracowników.

Potrzeba udzielenia zamówienia wynika z faktu, że długofalowym celem Fundacji jest budowanie pozytywnego wizerunku Polski oraz walka ze stereotypowym postrzeganiem Polaków w krajach o największym potencjale współpracy gospodarczej. W konsekwencji powierzana niniejszym zamówieniem usługa PR polegać będzie na opracowywaniu planów i realizacji działań komunikacyjnych, których celem jest osiągnięcie wyżej wymienionego celu komunikacyjnego.

2.  Zakres bieżącej obsługi w zakresie PR objęty przedmiotem udzielanego zamówienia.

2.1. zapewnienie kompetentnego i posiadającego doświadczenie dedykowanego zespołu odpowiedzialnego za realizację działań PR na rzecz Fundacji w ramach zakresu objętego niniejszym zamówieniem,

2.2. opracowywanie materiałów komunikacyjnych: informacji/publikacji prasowych czy skierowanych do pracowników oraz artykułów eksperckich i wizerunkowych, bez kosztów ewentualnych podwykonawców niezbędnych do realizacji zadania, których dobór i wynagrodzenie będzie każdorazowo uprzednio uzgadniane z Zamawiającym,

2. 3. opracowywanie analiz, materiałów backgroundowych, FAQ-ów – bez kosztów ewentualnych podwykonawców niezbędnych do realizacji zadania, których dobór i wynagrodzenie będzie każdorazowo uprzednio uzgadniane z Zamawiającym,

2.4. dystrybucja do mediów materiałów wskazanych (w pkt. 2.2. i 2.3.) dotyczących działalności, inicjatyw specjalnych i działaniach o charakterze wizerunkowym oraz ich plasowanie,

2. 5. utrzymywanie stałych kontaktów z dziennikarzami mediów ogólnopolskich i lokalnych – systematyczne przekazywanie im informacji prasowych,

2.6. poszerzenie grupy dziennikarzy zainteresowanych tematyką (bieżącej działalności Zamawiającego) oraz podtrzymywanie zainteresowania tej grupy zawodowej,

2.7. niezwłoczne podejmowanie działań w sytuacjach kryzysowych oraz reagowanie na nie w uzgodnionym z Zamawiającym zakresie i czasie;

2.8. udział na zaproszenie Zamawiającego w pracach nad strategią, planami komunikacji, w tym inicjowanie tematów, zagadnień, działań,

2.9. doradztwo komunikacyjne – rekomendacje w zakresie przekazów, planów i doboru optymalnych narzędzi, służących najlepszej możliwej realizacji celów wskazanych na wstępie,

2.10 rekomendowanie nowych narzędzi komunikacyjnych i sposobów usprawnień dotychczas prowadzonych przez Zamawiającego

2.11. systematyczne na polecenie Zamawiającego opracowywanie planów oraz sprawozdań z prowadzonych działań komunikacyjnych.

3. Dobór i zaangażowanie podwykonawców, których wynagrodzenie będzie rozliczane odrębnie możliwy jest wyłącznie po uprzednim uzyskaniu zgody Zamawiającego. Procedura doboru podwykonawców musi być zgodna z regulaminem udzielania zamówień obowiązującym u Zamawiającego w dacie udzielania danego zamówienia.

II. Termin realizacji zamówienia.

Sukcesywnie przez okres do 12 miesięcy od daty podpisania umowy. Zamawiający wstępnie zakłada, że umowa zostanie podpisana w lipcu 2021 r.

III. Opis procedury udzielenia zamówienia.

W odpowiedzi na niniejsze Zaproszenie wykonawcy zainteresowani ubieganiem się o udzielenie zamówienia składają Wniosek o zakwalifikowanie do udziału w przedmiotowym postępowaniu. Wnioski składane są na zasadach określonych w niniejszym Zaproszeniu.

Na podstawie dokumentów przedstawionych w złożonym Wniosku Zamawiający dokona kwalifikacji wykonawców, którzy zostaną zaproszeni do udziału w postępowaniu.

Jeżeli liczba Wykonawców, którzy wykażą na podstawie dokumentów załączonych do Wniosku,
że spełniają warunki udziału w postępowaniu (wskazane w pkt. IV.1. i IV.2.) będzie mniejsza niż 3 lub równa 3, Zamawiający zaprosi do negocjacji wszystkich Wykonawców spełniających te warunki. Jeżeli liczba Wykonawców, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu będzie większa niż 3, Zamawiający dokona w sposób obiektywny oceny złożonych wniosków i zaprosi Wykonawców, których wnioski otrzymają najwyższe oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu. Zamawiający zastosuje kwalifikację w postaci przyznania każdemu Wykonawcy po 1 pkt., za każde zrealizowane należycie zamówienie, spełniające wymogi określone w pkt. IV.1. niniejszego Zaproszenia.

Zamawiający zaprosi do negocjacji Wykonawców, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu oraz otrzymali w kolejności najwyższą ilość punktów przyznawanych wg wyżej wymienionych zasad.

Wykonawcy zakwalifikowani zostaną zaproszeni do udziału w negocjacjach, które będą miały poufny charakter. Podczas prowadzonych negocjacji będą omawiane warunki realizacji zamówienia. Zamawiający zakłada, że termin negocjacji zostanie wyznaczony z co najmniej 3 dniowym wyprzedzeniem. Negocjacje będą prowadzone w siedzibie Zamawiającego. Dopuszcza się prowadzenie negocjacji z wykorzystaniem platform komunikacyjnych.

W wyniku przeprowadzonych negocjacji Zamawiający dokona wyboru podmiotu, z którym zostanie zawarta umowa w uzgodnionej podczas negocjacji treści.

Zarówno przedstawione w niniejszym wniosku informacje udzielone przez zamawiającego jak i przekazane w odpowiedzi przez zaproszonych wykonawców, mają charakter wstępny i mogą ulec zmianie w toku prowadzonych negocjacji.

IV. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy wykażą w składanych wnioskach o zakwalifikowanie do udziału w postępowaniu spełnianie niżej wymienionych warunków.

1. Wykonawcy zainteresowani ubieganiem się o uzyskanie przedmiotowego zamówienia muszą wykazać w składanym Wniosku o zakwalifikowanie do udziału w postępowaniu, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania wniosków należycie wykonali (lub wykonują w przypadku usług realizowanych obecnie), co najmniej:

3 (trzy) usługi (zlecane na podstawie odrębnych umów) polegające na sukcesywnym świadczeniu (każdorazowo przez co najmniej 12 miesięcy) obsługi PR fundacji lub podmiotów zaliczanych do administracji publicznej lub samorządowej.

2. W celu udokumentowania sytuacji finansowej należy w składanym Wniosku wykazać się:

1. dysponowaniem środkami finansowymi (dopuszczalne jest wykazanie środków z kredytu obrotowego lub innego o ile środki te nie są przeznaczone na realizowanie konkretnego celu) lub zdolność kredytową w wysokości nie mniejszej niż 100 000 PLN.
2. posiadaniem polisy od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności na kwotę nie niższą niż 100.000 PLN.
3. W celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu określonych w pkt. IV. 1-2, Wykonawcy zobowiązani są załączyć do Wniosku o zakwalifikowanie do udziału w postępowaniu (wzór formularza Wniosku stanowi Załącznik nr 1 do niniejszego Zaproszenia) niżej wskazane dokumenty:

1. dokumenty potwierdzające wykonanie usług wskazanych w pkt. IV.1.,
2. informację z banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, potwierdzającą wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową Wykonawcy, w okresie nie wcześniejszym niż 1 miesiąc przed upływem terminu składania Wniosków o zakwalifikowanie do udziału w postępowaniu,
3. opłaconą polisę, a w przypadku jej braku inny dokument potwierdzający, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na kwotę wskazaną w pkt. IV.2.b).
4. odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji.

V. Wymagane dokumenty dołączone do Wniosku o zakwalifikowanie do udziału w postępowaniu:

1. Forma składanych dokumentów.

a) Wykonawca składa Wniosek o zakwalifikowanie do udziału w postępowaniu w formie elektronicznej. Wniosek należy przesłać za pomocą poczty elektronicznej, adres
e-mail: biuro@stateofpoland.pl

b) Wniosek oraz załączane dokumenty muszą być podpisane przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy, zgodnie z formą reprezentacji Wykonawcy określoną w rejestrze lub innym dokumencie, właściwym dla danej formy organizacyjnej Wykonawcy albo przez upełnomocnionego przedstawiciela Wykonawcy – w takim przypadku dokument potwierdzający udzielenie pełnomocnictwa należy załączyć od składanego Wniosku.

c) W przypadku kopii dokumentów muszą być one również potwierdzone elektronicznie podpisem na zasadach określonych w lit. b),

d) Wniosek o zakwalifikowanie do udziału w postępowaniu oraz załączone do Wniosku dokumenty powinny być sporządzone w języku polskim, w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem kwalifikowanym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym – w formacie danych .txt, .rtf, .pdf, .doc, .docx. W przypadku zastosowania innego formatu Zamawiający może nie mieć możliwości zapoznania się z treścią złożonych dokumentów, co może spowodować odrzucenie Wniosku.

2. Wymagane dokumenty.

Zamawiający wymaga złożenia w sposób i formie określonej w pkt. V.1:

a) Wniosku o zakwalifikowanie do udziału w postępowaniu (wzór formularza zawarto w Załączniku nr 1),

b) dokumenty wymienione w pkt. IV.3.

3. Termin składania wniosku o zakwalifikowanie do udziału w postępowaniu.

Dokumenty określone w niniejszym Zaproszeniu należy przesłać na adres e-mail: biuro@stateofpoland.pl w terminie do dnia: 25 czerwca 2021 r. do godz. 10.00.

VI. Kryteria wyboru wykonawcy.

W celu wyboru najkorzystniejszej oferty Zamawiający wstępnie przyjął następujące kryteria oceny ofert:

• Cena brutto za realizację całego zamówienia – 60 %
• Doświadczenie zespołu dedykowanego do realizacji zamówienia – 40 %

w szczególności brane będzie pod uwagę:

1. doświadczenie zawodowe konsultantów oddelegowanych do realizacji projektu (zatrudnianych przez wykonawcę zamówienia) – 15%
2. doświadczenie kierownika projektu liczone – 25%

VII. Negocjacje będą obejmowały warunki umowy, a w szczególności:

• Przedmiot umowy oraz sposób i zakres jego realizacji,
• Warunki płatności za wykonane usługi.

Wszystkie koszty związane z uczestnictwem w postępowaniu, ponosi Wykonawca bez względu na sposób rozstrzygnięcia postępowania przez Zamawiającego. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu. Zamawiający ma prawo unieważnienia prowadzonej procedury na każdym jej etapie.

WNIOSEK O ZAKWALIFIKOWANIE DO UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU

prowadzonym w trybie negocjacji z ogłoszeniem na

Sukcesywne świadczenie usług PR na rzecz Fundacji State of Poland

Nazwa Wykonawcy: ………………………………………………………………………………………

Adres: …………………………………………………………………………………………………………

Osoba upoważniona do kontaktów ………………………………………………………..
tel.: ………………………………………………………..

e-mail: ……………………………………………………

NIP: …………………………………………….

Fundacja State of Poland,

Al. Jerozolimskie 7,

00-955 Warszawa.

W odpowiedzi na ogłoszenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego w trybie negocjacji z ogłoszeniem na „Sukcesywne świadczenie usług PR na rzecz Fundacji State of Poland” składamy niniejszym Wniosek o zakwalifikowanie do udziału w postępowaniu.

Na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu składamy niżej wymienione dokumenty:

………………………………………., ……………………. 2021 r. ……………………………………………………………………………

^{(miejscowość) (data) (podpis/y uprawnionego/ych przedstawiciela/i Wykonawcy)}