Zorganizowanie i przeprowadzenie konferencji pn.:„The Tree Seas Generation Freedom Conference 2022” 

Warszawa, 5 września 2022 r. 

ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY   

w postępowaniu o udzielenie zamówienia na 

Zorganizowanie i przeprowadzenie konferencji pn.:
„The Tree Seas Generation Freedom Conference 2022” 

Postępowanie NIE jest prowadzone na podstawie ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U z 2022r., poz. 1710).

                                                                                                                                        Zatwierdził:

                                                                                                                                    /-/ Włodzimierz Dola 

                                                                                                                                          Prezes Fundacji

  1. ZAMAWIAJĄCY: 

Fundacja State of Poland z siedzibą w Warszawie (00955) przy Alejach Jerozolimskich 7, 

NIP: 701-091-75-48, REGON: 383016091.

e-mail: b.slawinska@stateofpoland.pl 

Osoba upoważniona do kontaktu z wykonawcami jest: Beata Sławińska – tel. 887-890-293.

Wszelkie spory związane z udzieleniem zamówienia rozstrzyga Zamawiający.

Koszty związane z udziałem w prowadzonej procedurze pokrywa Wykonawca ubiegający się o uzyskanie zamówienia bez względu na wynik prowadzonej procedury. 

Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania z powodów wskazanych w decyzji o unieważnieniu prowadzonej procedury. Z tytułu unieważnienia procedury wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia wobec Zamawiającego. 

  1. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 
  1. Cel udzielanego zamówienia

Celem udzielenie zamówienia jest wybór podmiotu, który w imieniu Zamawiającego zrealizuje konferencję w zakresie określonym niniejszym zapytaniem. Ze względu na międzynarodowy charakter konferencji „The Three Seas Generation Freedom Conference 2022” wymagane jest wykonanie przedmiotu zapytania w sposób profesjonalny przy założeniu, że celem jest możliwie jak największy standard świadczonej usługi przez podmiot profesjonalnie zajmujący się organizacją i koordynacją konferencji w tym z udziałem gości z innych państw. 

  1. Zakres prac do wykonania przez wykonawcę zamówienia 

Zamawiający zamawia, a Wykonawca zobowiązuje się do kompleksowej organizacji konferencji „The Three Seas Generation Freedom Conference 2022”, w szczególności w poniższym zakresie:

1) realizacji scenariusza konferencji w zakresie wynikającym z planów określonych w Załączniku nr 1 do niniejszego Zapytania;

2) zapewnienia sprzętu używanego w czasie konferencji i warsztatów, jego montażu i demontażu, 

3) przygotowania wystroju wybranych wnętrz w lokalizacji wskazanej w scenariuszu, montażu i demontażu scenografii;

4) zapewnienia obsługi i nadzoru techniczno-organizacyjnego konferencji w zakresie wymaganym przez Zamawiającego w ramach zakresu niniejszego zamówienia;

5) transportu uczestników konferencji w zakresie opisanym w niniejszym Zapytaniu;

6) przygotowanie w porozumieniu z Zamawiającym identyfikacji wizualnej konferencji  w postaci grafik statycznych jak i animacji na potrzeby przeprowadzenia konferencji; logo konferencji dostępne w Załączniku nr 3. Identyfikacja wizualna będzie wykorzystywać wskazane logo. 

7) koordynacja przebiegu wydarzenia w tym reagowanie na nieprzewidziane sytuacje związane z potrzebami organizacyjnymi wydarzenia. 

3. Szczegółowy zakres prac koniecznych do wykonania zawiera Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania oraz projekt umowy stanowiący Załącznik nr 2

  1. TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA

Zgodnie z zakresem określonym w Załączniku nr 1. 

IV. ZASADY UCZESTNICTWA W POSTĘPOWANIU

1. Wykonawców zainteresowanych realizacją przedmiotowego zamówienia prosimy o złożenie oferty w terminie wskazanym w pkt. V. 

Wykonawca składa ofertę w formie elektronicznej.

Ofertę należy przesłać za pomocą poczty elektronicznej, adres e-mail: biuro@stateofpoland.pl

Oferta oraz załączane dokumenty muszą być podpisane przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy, zgodnie z formą reprezentacji Wykonawcy określoną w rejestrze lub innym dokumencie, właściwym dla danej formy organizacyjnej Wykonawcy albo przez upełnomocnionego przedstawiciela Wykonawcy – w takim przypadku dokument potwierdzający udzielenie pełnomocnictwa należy załączyć od składanej oferty.  W przypadku kopii dokumentów muszą być one również potwierdzone elektronicznie. 

Oferta oraz załączone do oferty dokumenty powinny być sporządzone w języku polskim, w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem kwalifikowanym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym – w formacie danych .txt, .rtf, .pdf, .doc, .docx. W przypadku zastosowania innego formatu Zamawiający może nie mieć możliwości zapoznania się z treścią złożonych dokumentów, co może spowodować odrzucenie oferty.

2. Przesłana oferta powinna zawierać co najmniej:

a) wypełniony formularz oferty – zgodny  z wzorem stanowiącym załącznik do niniejszego zaproszenia,

b) kosztorys – z rozbiciem na poszczególne działania określone w Załączniku nr 1 do niniejszego Zapytania w pkt. 2 – 7. 

c) opis doświadczenia osób, którymi dysponuje wykonawca a które będą pełnić funkcję: kierownika produkcji, producenta eventu, osobę odpowiedzialną za scenariusz wydarzenia, realizatora oświetlenia w trakcie konferencji, grafika, animatora.

d) informacje nt doświadczenia wykonawcy w realizacji usług dotyczących organizacji konferencji – opis/referencje od poprzednich zamawiających.  

3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia z wykonawcami, którzy złożą oferty  negocjacji dotyczących ostatecznego ustalenia warunków realizacji zamówienia. W takim przypadku termin negocjacji zostanie wyznaczony z co najmniej 1 dniowym wyprzedzeniem. Negocjacje będą prowadzone w formie zdalnej tj. przy wykorzystaniu platformy do komunikacji lub telefonicznie.  Negocjacje będą obejmowały warunki umowy, a w szczególności:

Ø Przedmiot umowy oraz sposób i zakres jego realizacji, 

Wszystkie koszty związane z uczestnictwem w postępowaniu, ponosi Wykonawca bez względu na sposób rozstrzygnięcia postępowania przez Zamawiającego. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu. Zamawiający ma prawo unieważnienia prowadzonej procedury na każdym jej etapie.

4. Z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się Wykonawców, w stosunku do których zachodzi którakolwiek z okoliczności wskazanych w art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 15 kwietnia 2022r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz.U. z 2022 poz. 835).

V. TERMIN PRZESŁANIA OFERTY

Prosimy o przesłanie oferty do siedziby Zamawiającego (e-mail:  biuro@stateofpoland.pl)
w terminie do 12 września 2022 r. do godz. 10.00.

VI. ZASADY WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY. 

Oceny ofert dokona powołana przez zamawiającego Komisja. O wynikach pracy Komisji Zamawiający poinformuje wszystkich wykonawców, którzy wezmą udział w prowadzonym postępowaniu o udzielenie zamówienia.

Przy wyborze Wykonawcy Zamawiający będzie brał pod uwagę jako kryterium wyboru najkorzystniejszej oferty – cenę realizacji przedmiotowego zamówienia oraz przedstawione przez wykonawców propozycje scenariusza, doświadczenie osób dedykowanych do realizacji zamówienia, doświadczenie wykonawcy w realizacji zamówień zbieżnych z przedmiotem niniejszego zamówienia. Zamawiający zastrzega poufność w zakresie przebiegu oceny złożonych ofert. 

Załącznik nr 1 

do Zapytania na

 Zorganizowanie i przeprowadzenie konferencji pn.:

 „The Three Seas Generation Freedom Conference 2022”

  1. Miejsce przeprowadzenia wydarzenia: Hotel Nobu w Warszawie

 Zapewnienie lokalizacji miejsca wydarzenia jest po stronie Zamawiającego. 

Wydarzenie zostanie przeprowadzone w wynajętych przez Zamawiającego przestrzeniach konferencyjnych 

               – sala warsztatowa do wykorzystania 29.09.2022r.dostępna wykonawcy zamówienia w godzinach:  7;00 29.09.22 do godziny 18.:00 dnia 30.09.22

               – sala konferencyjna  do wykorzystania 30.09.2022r. dostępna wykonawcy zamówienia w godzinach: 13:30 w dniu 29.09. 22 do godziny 18:00 w dniu 30.09.2022

               – sala VIP – dostępna wykonawcy zamówienia w godzinach: 7:00 – 18:00 w dniu 30.09.2022

               – sala dla organizatorów (produkcyjna) dostępna wykonawcy zamówienia w godzinach: 7:00 w dniu 29.09.2022 do godziny 19:00 w dniu 30.09.2022

2.  Koordynacja działań organizacyjnych w trakcie wydarzenia.

Wykonawca zobowiązany jest do koordynacji działań związanych z przebiegiem wydarzenia w zakresie objętym przedmiotem niniejszego zamówienia jak również w odniesieniu do usług cateringowych. Zamawiający zawarł umowę o świadczenie usług cateringowych z podmiotem specjalizującym się w tym segmencie usług. Wykonawca przedmiotowego zamówienia zobowiązany będzie do skoordynowania działań firmy cateringowej z harmonogramem prowadzenia wydarzenia oraz z jego ewentualnymi korektami.  – bieżące koordynowanie działań organizacyjnych w zakresie przebiegu wydarzenia. Realizacja poleceń kierownika projektu wyznaczonego ze strony Zamawiającego. 

3. Wykonanie scenografii używanej podczas wydarzenia w Sali bankietowej. 

 Wykonawca będzie zobowiązany do zapewnienia scenografii w postaci sceny dnia 30.09.2022r. w Sali konferencyjnej . Scena zostanie wykonana zgodnie z wizualizacją, zaakceptowaną przez Zamawiającego, która zostanie dostarczona wraz z ofertąi. Monataż sceny może się rozpocząć o godzinie 13:30 w dniu 29.09.2022 i musi zostać zakończony do godziny 20:00 29.09.2022Wymagania techniczne Zamawiającego:

               – scena o wymiarach 10×4 [m]

               – scena zabudowana hipsem

               – dioda zabudowana hipsem

               – wysłona przestrzeni dookoła sceny metodą pipe and drape

               – elementem scenografii obowiązkowo będzie logotyp wydarzenia w postaci ledonu, wielkością wpasowujący się w scenografię, który Wykonawca zamontuje na scenie

4. Multimedia

  Wykonawca będzie zobowiązany do zapewnienia, ustawienia, uruchomienia oraz usuwania natychmiastowego ewentualnych uszkodzeń: 

               – ekran diodowy o minimalnych wymiarach 8×2,5 [m], stojący

               – nagłośnienie sal, aby zapewnić odpowiedni odsłuch konferencji w szczególności osób występujących na scenie

               – oświetlenie sal oraz foyer

               – 12 mikrofonów nagłownych

               – promptery przy scenie w takiej ilości, aby zapewniły swobodny występ speakerów (minimum 2 sztuki)

               – podglądy po bokach sali na ekranach TV minimum 80’, ustawianych na stojakach dostarczonych przez wykonawcę zamówienia,  w ilości 4 szt. 

 W trakcie wydarzenia w Sali w godzinach: 10:00 –  18:00 udział zdalny w wydarzeniu będą brali uczestnicy/prelegenci łącząc się z uczestnikami będącymi w miejscu realizacji wydarzenia.  Uczestnicy zdalni będą łączyć się z USA i Wielkiej Brytanii.   Wykonawca zamówienia będzie zobowiązany do zapewnienie sprzętu technicznego umożliwiającego udział uczestników zdalnych w wydarzeniu. Zamawiający wymaga aby prelegent był widoczny na scenie oraz aby widział uczestników wydarzenia oraz aby sygnał audio umożliwiał bieżącą komunikację w obu kierunkach. Konieczne jest również zapewnianie w czasie udziału zdalnych prelegentów widzialności ich prezentacji, którą prelegent może sterować zdalnie. 

5. Transport

 Wykonawca zapewni transport uczestników oraz osób VIP wraz z pilotem koordynującym odbiór osób VIP z terminala lotniskowego. Wymagania Zamawiającego:

               – 2x bus Mercedes Sprinter ( rok produkcji 2021) do dyspozycji w wymiarze 12h

               – 4x auto klasy premium Mercedes S-Class (rok produkcji 2021-2022) w kolorze czarnym do dyspozycji w wymiarze 12h

               – 2x autokar 50 osobowy (rok produkcji 2016-2022) do dyspozycji w wymiarze 12h

               Każdy kierowca zobowiązany jest do biegłego posługiwania się językiem angielskim oraz będzie ubrany w czarny garnitur i białą koszulę wizytową. Zadaniem będzie również obsługa osób przylatujących z lotniska Warszawa Okęcie oraz Warszawa-Modlin wraz z odebraniem ich z odpowiedniego terminala. 

6. Świadczenia związane z organizacją wydarzenia

 Wykonawca będzie zobowiązany do zapewnienia i skoordynowania w czasie trwania wydarzenia poniższego zakresu usług:

  1. tłumaczenia symultanicznego dnia 30.09.2022 wraz z odpowiednim sprzętem do wykonania tej usługi, 
  2. zapewnienie słuchawek ze zmiennym kanałem językowym w ilości 200 szt.
  3. zapewnienie tłumaczy w odpowiedniej ilości uwzględniając czas konferencji w przedziale 9:00 – 18:00 na zasadzie tłumaczenia polski-angielski, angielski-polski, ukraiński-angielski
  4. lady recepcyjnej wraz z logotypem wydarzenia
  5. ścianka recepcyjna LED 3×2 [m]
  6. branding hotelu po wcześniejszym ustaleniem z opiekunem wydarzenia od strony Nobu Hotel
  7. wydruk identyfikatorów dwustronnych PCV w ilości 200 szt. wraz ze smyczami
  8. zapewnienie hostess na 2 dni wydarzenia w ilości 6 osób wraz z jednolitym ubiorem zaproponowanym przez Wykonawcę (rekomendacja to czarna sukienka, czarne, eleganckie buty na obcasie i apaszka na szyi)
  9. zapewnienie fotografa oraz filmowca na całe 2 dni wydarzenia

             Dodatkowo Wykonawca będzie zobowiązany do zapewnienia odpowiedniego składu osobowego:

               – Kierownik produkcji – osoba odpowiedzialna za koordynację całego biura produkcyjnego oraz bezpośredni kontakt z klientem

               – producent eventu – osoba odpowiedzialna za koordynację przebiegu prac nad przygotowaniem eventu, współpraca z grafikiem kreatywnym, koordynacja montaży i demontaży

               – osoba odpowiedzialna ze przygotowanie scenariusza i współpracę w prowadzącym

               – realizator światła – technik odpowiedzialny za ustawienie świateł na miejscu eventu w szczególności scena główna

               – grafik kreatywny – osoba odpowiedzialna za przygotowanie grafik statycznych na potrzeby wydarzenia

               – animator – osoba odpowiedzialna za przygotowanie animacji na potrzeby wydarzenia

  1. Identyfikacja wizualna

               Wykonawca będzie odpowiedzialny za przygotowanie pełnej identyfikacji wizualnej w postaci grafik statycznych jak i animacji na potrzeby przeprowadzenia wydarzenia. 

  1. Montaż/Demontaż

      Wykonawca jest zobowiązany do zastosowania się do poniższego harmonogramu:

               29.09.2022:

                             – organizacja warsztatów w sali warsztatowej

                             – odbiór gości z lotniska niezwłocznie po przylocie, 

                             – montaż sali głównej od godziny 13:30

                             – oficjalna próba z prowadzącym od godziny 19:00 do 22:00

                             – transport gości między hotelami, a miejscem kolacji

                30.09.2022:

                             – transport gości między hotelami, a miejscem wydarzenia

                             – próba z prelegentami przed rozpoczęciem wydarzenia

                             – demontaż od razu po zakończonym wydarzeniu. 

Załącznik nr 2 

do Zapytania na

 Zorganizowanie i przeprowadzenie konferencji pn.:

 „The Three Seas Generation Freedom Conference 2022”

UMOWA Nr ……… z dnia ………… 2022 r.

zwana dalej „Umową”, zawarta w Warszawie, pomiędzy:

Fundacją State of Poland z siedzibą w Warszawie (00955) przy Alejach Jerozolimskich 7, wpisaną do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonych przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000779650, NIP: 701-091-75-48, zwaną dalej „Fundacją”,lub „Zamawiającym” reprezentowaną przez Włodzimierza Dolę – Prezesa Zarządu Fundacji

a

[…] z siedzibą w […], ul. […], wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: […], NIP: […] REGON: […], 

reprezentowaną przez _________________________________________________________, 

zwaną dalej Wykonawcą.

Dane zgodne z wydrukiem z KRS stanowiącym Załącznik nr 1 do Umowy, 

Zważywszy, że:

  • Celem Fundacji jest m.in. organizacja kampanii o zasięgu lokalnym, regionalnym, ogólnopolskim i międzynarodowym promujących polską gospodarkę, 

Fundacja w ramach swojej działalności statutowej zrealizuje w dniach 29-30.09.2022 r. drugą edycję wydarzenia pod nazwą  „The Three Seas Generation Freedom Conference 2022”(dalej łącznie jako „Wydarzenie”) poświęconego inicjatywie Trójmorza, w ramach którego zorganizuje konferencję oraz warsztaty dla młodzieży.W Wydarzeniu weźmie udział przede wszystkim młodzież z 12 państw Trójmorza, ale również politycy, liderzy opinii, eksperci z Polski, krajów Trójmorza, Stanów Zjednoczonych Ameryki, Ukrainy, Zjednoczonego Królestwa Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej, Republiki Austrii.Wykonawca oświadcza i zapewnia, że posiada wszelkie niezbędne możliwości techniczne oraz umiejętności w zakresie kompleksowej organizacji realizacji Wydarzenia zgodnie z niniejszą Umową.

Strony zawierają Umowę o następującej treści:

§1.

Przedmiot Umowy i obowiązki Wykonawcy

1. Przedmiotem Umowy jest kompleksowa organizacja Wydarzenia. 

2. Zamawiający zamawia, a Wykonawca zobowiązuje się do kompleksowej organizacji Wydarzenia, w szczególności:

  1. zapewnienia sprzętu używanego w czasie konferencji i warsztatów, jego montażu i demontażu, 
  2. przygotowania wystroju wybranych wnętrz w lokalizacji wskazanej w Scenariuszu, zapewnionej  przez Zamawiającego, montażu i demontażu scenografii;
  3. zapewnienia obsługi i nadzoru techniczno-organizacyjnego Wydarzenia;
  4. transportu uczestników Wydarzenia;
  5. przygotowanie pełnej identyfikacji wizualnej Wydarzenia w postaci grafik statycznych jak i animacji na potrzeby przeprowadzenia Wydarzenia;
  6. koordynacja przebiegu wydarzenia w tym reagowanie na nieprzewidziane sytuacje związane z potrzebami organizacyjnymi wydarzenia..

3. Szczegółowy zakres zobowiązań Wykonawcy określają Kosztorys i Scenariusz Wydarzenia, które stanowią integralną część Umowy i odpowiednio załączniki nr 2 i 3 do Umowy.

4. Strony uzgadniają, że wszelkie prawa autorskie powstałe w związku z produkcją Wydarzenia zostają przeniesione w całości na Zamawiającego przez Wykonawcę na zasadach, określonych w § 5 niniejszej Umowy.

§ 2.

1. Poza obowiązkami wskazanymi w § 1 Wykonawca zobowiązuje się do:

a) kompleksowego zrealizowania Wydarzenia zgodnie z najlepszą wiedzą fachową i najwyższą starannością, jakiej wymaga produkcja tego rodzaju z uwzględnieniem wszelkich wymogów technicznych,

b) występowania w charakterze pracodawcy lub zleceniodawcy w stosunku do osób trzecich uczestniczących w realizacji Wydarzenia oraz zaspokojenia wszelkich roszczeń z tego tytułu,

2. Wykonawca nie może powierzyć realizacji Wydarzenia osobom trzecim bez pisemnej zgody Zamawiającego ani przenieść na inną osobę praw i obowiązków wynikających z Umowy.

3. Wykonawca zobowiązuje się do ścisłej współpracy z osobami ze strony Zamawiającego. 

4.  Wykonawca przyjmuje do wiadomości i zobowiązuje się do przestrzegania całkowitego zakazu reklamowania jakichkolwiek podmiotów/produktów/usług podczas Wydarzenia bez uprzedniej pisemnej zgody Zamawiającego.

5. W przypadku udziału w realizacji Wydarzenia podwykonawców Wykonawca ponosi odpowiedzialność za ich działania jak za działania własne.

§ 3.

Przedstawiciele Stron 

  1. Zamawiający oświadcza, że osobą wyznaczoną do wykonywania w jego imieniu postanowień niniejszej Umowy oraz osobą wyznaczoną do kontaktów w związku z niniejszą Umową jest:

Beata Sławińska, tel. +48 887 890 293, b.slawinska@stateofpoland.pl

  1. Osobą upoważnioną ze strony Wykonawcy do wykonywania postanowień niniejszej Umowy jest: ______ tel. ______ email: ______________

§ 4.

Oświadczenia, gwarancje Wykonawcy

Wykonawca zapewnia, że zawarcie i wykonanie przez niego postanowień niniejszej Umowy nie uczyni całkowicie lub częściowo niemożliwym zadośćuczynienie roszczeniu osoby trzeciej, a tym samym podpisanie i wykonanie Umowy przez Wykonawcę nie spowoduje uzasadnionego wystąpienia przez jakąkolwiek osobę trzecią lub powstania po stronie jakiejkolwiek osoby trzeciej prawa do żądania uznania niniejszej Umowy za bezskuteczną w odniesieniu do tej osoby zgodnie z art. 59 Kodeksu cywilnego, jak również nie będzie stanowić naruszenia jakichkolwiek ograniczeń nałożonych na Wykonawcę przez osoby trzecie, w tym przez organizacje zbiorowego zarządzania prawami autorskimi i pokrewnymi.

§ 5.

Wynagrodzenie

1. Wynagrodzenie Wykonawcy zgodnie z ofertą wynosi […] zł netto (słownie: […]), powiększone o podatek VAT w stawce 23%, co daje kwotę brutto […] zł (słownie: […]).

2. Wynagrodzenie określone w ust. 1 uwzględnia wszystkie koszty realizacji Wydarzenia oraz wynagrodzenie Wykonawcy i wszystkich osób uczestniczących w realizacji.

3.       Wynagrodzenie płatne będzie po zrealizowaniu Wydarzenia i należytym wykonaniu Przedmiotu Umowy na podstawie faktury VAT poprzedzonej podpisanym przez Strony protokołem należytego wykonania Przedmiotu Umowy.  

4. Strony dopuszczają możliwość dokonywania zmian (przesunięć) pomiędzy poszczególnymi pozycjami Kosztorysu stanowiącego Załącznik nr 2 do Umowy, w łącznym zakresie nie przekraczającym 20%. Strony uzgadniają, że jakiekolwiek wyższe przekroczenie w przedstawionym przez Wykonawcę w dniu odbioru Wydarzenia, o ile Wykonawca nie uzyska uprzedniej pisemnej zgody Zamawiającego na to przekroczenie, obciążą wyłącznie Wykonawcę. 

§ 6.

Odpowiedzialność

Żadna ze Stron nie będzie ponosić odpowiedzialności wobec drugiej Strony w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania któregokolwiek z zobowiązań umownych w przypadku, gdy do niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania dojdzie na skutek działania siły wyższej (nieprzewidywalne zdarzenie zewnętrzne, któremu żadna ze Stron nie mogła zapobiec) lub innych okoliczności całkowicie niezależnych od woli którejkolwiek ze Stron, których nie da się przewidzieć w chwili zawarcia niniejszej Umowy. Z tym, że przez siłę wyższą nie należy kwalifikować wszelkich rozwiązań i przeciwdziałań związanych z zapobieganiem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych.

§ 7.

Kary umowne i odstąpienie od Umowy

1. Zamawiający będzie uprawniony do naliczenia kary umownej w następujących przypadkach:

1) za każde naruszenie postanowień Umowy – 5% wynagrodzenia, o którym mowa w § 5 ust. 1 Umowy, za każdy stwierdzony przypadek,

2) za odstąpienie od Umowy z przyczyn dotyczących Wykonawcy – 30% wartości Umowy określonej w § 5 ust. 1,

2.  Kary umowne mogą być naliczane niezależnie od siebie.

3.  Zamawiający będzie uprawniony do potrącenia wymagalnej kary umownej z wynagrodzenia Wykonawcy.

4. W razie, gdy wartość zaistniałej szkody przekracza wartość naliczonej kary umownej Zamawiający będzie uprawniony do dochodzenia odszkodowania uzupełniającego do pełnej wysokości szkody, na zasadach ogólnych.

§ 8.

Ochrona danych osobowych

  1. Strony zgodnie oświadczają, że w związku z realizacją Umowy dane osobowe będą przetwarzane i chronione, zgodnie z wymaganiami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej: „RODO”) oraz ustawą z dnia 10 maja 2018 o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2019 r. poz. 1791, ze zm.).
  2. Strony zgodnie oświadczają, że Administratorem danych osobowych jest Fundacja State of Poland z siedzibą w Warszawie przy ul. Al. Jerozolimskie 7, 00-955 Warszawa,  (dalej: „Administrator”).
  3. Wykonawca przyjmuje do wiadomości i wyraża zgodę, że na podstawie Ustawy z dnia 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 roku, poz. 1791, ze zm.), Zamawiający może przetwarzać informacje o Wykonawcy i osobach biorących udział w realizacji Umowy dane osobowe, niezbędne do wypełniania usprawiedliwionych celów pozostających w związku z działalnością Wykonawcy i wyraża zgodę na przetwarzanie danych osobowych w zakresie uznanym przez Zamawiającego za niezbędny dla realizacji takich celów.
  4. Wykonawca oświadcza, iż przed zawarciem Umowy wypełnił obowiązki informacyjne przewidziane w art. 13 lub art. 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE wobec każdej osoby fizycznej, od której dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio Wykonawca pozyskał w celu wpisania jej do treści Umowy, jako dane osoby reprezentującej Wykonawcę lub działającej w jego imieniu przy realizowaniu Umowy. 
  5. Wykonawca zobowiązuje się, w przypadku wyznaczenia lub wskazania do działania przy wykonywaniu Umowy osób innych niż wymienione w jej treści, najpóźniej wraz z przekazaniem zamawiającemu danych osobowych tych osób, zrealizować obowiązki informacyjne w trybie art. 13 lub art. 14 RODO.
  6. Wykonawca będzie przetwarzał, powierzone przez Zamawiającego wyłącznie w celu realizacji Umowy następujące dane osobowe: imię i nazwisko, nr telefonu, adres e-mail.
  7. Jeżeli w trakcie wykonywania Umowy Zamawiający przekaże Wykonawcy dane osobowe to Wykonawca zobowiązuje się do przetwarzania danych osobowych zgodnie z obowiązującym prawem, w szczególności z zachowaniem przepisów ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO).
  8. Strony zgodnie oświadczają, że każda osoba, która w związku z wykonywaniem czynności w imieniu lub na polecenie Administratora uzyska dostęp do jakichkolwiek danych osobowych, a więc informacji o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej, zobowiązana jest do przetwarzania i do ochrony tych danych zgodnie z RODO i Ustawą.

§ 9.

Postanowienia końcowe

  1. Wszelkie zmiany Umowy wymagają dla swej ważności zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności.
  2. Wszelkie spory wynikłe w związku z wykonywaniem i/lub interpretacją Umowy Strony poddają pod rozstrzygnięcie właściwego według siedziby Zamawiającego sądu powszechnego. 
  3. Wymienione w treści Umowy załączniki stanowią jej integralną część. 
  4. Umowę sporządzono w 2 (dwóch) jednobrzmiących egzemplarzach, jeden dla Zamawiającego i jeden dla Wykonawcy.
  5. W sprawach nieuregulowanych Umową stosuje się obowiązujące przepisy prawa.

_________________________ _________________________

W imieniu Zamawiającego W imieniu Wykonawcy 

Załączniki:

  1. KRS Wykonawcy.
  2. Kosztorys.
  3. Scenariusz Wydarzenia.

OFERTA

w postępowaniu

na

Zorganizowanie i przeprowadzenie konferencji pn.: „The Three Seas Generation Freedom Conference 2022” 

Nazwa Wykonawcy: ……………………………………………………………………………………….

Adres: ……………………………………………………………………………………………………………

Osoba upoważniona do kontaktów …………………………………………………
tel.: …………………………………………………………….

e-mail: …………………………………………………………..

NIP:……………………………………………….

Fundacja State of Poland, 

Al. Jerozolimskie 7, 

00-955 Warszawa.

W załączeniu przedkładamy ofertę na: Zorganizowanie i przeprowadzenie konferencji pn.: „The Three Seas Generation Freedom Conference 2022”. 

Cena realizacji zamówienia wynosi: […………………] zł netto (słownie: [………………..]), powiększone o podatek VAT w stawce 23%, co daje kwotę brutto [……………] zł (słownie: [……………………]).

Na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu składamy niżej wymienione dokumenty: 

– 

– 

………………………………………., ……………………. r.       ……………………………………………………………………………

          (miejscowość)                                         (data)          podpis/y uprawnionego/ych przedstawiciela/i Wykonawcy