Organizacja Festiwalu Jabłonki 2021

Warszawa, dnia 30 lipca 2021r.

ZAPROSZENIE DO UDZIAŁU

W POSTĘPOWANIU O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

PROWADZONYM W TRYBIE NEGOCJACJI Z OGŁOSZENIEM

NA

Organizacja Festiwalu Jabłonki 2021

Postępowanie NIE jest prowadzone na podstawie ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U z 2019r., poz. 2019 z późn.zm).

Zatwierdził:

/-/ Włodzimierz Dola

Prezes Fundacji

Informacja o Zamawiającym

Fundacja State of Poland, Al. Jerozolimskie 7, 00-955 Warszawa

NIP: 701-091-75-48, REGON: 383016091.

e-mail: biuro@stateofpoland.pl

Osoba upoważniona do kontaktu z wykonawcami jest: Marta Płońska – tel. 660 092 000.

  1. Określenie przedmiotu zamówienia:
  2. Przedmiotem niniejszego zamówienia jest:

Organizacja Festiwalu Jabłonki 2021, który ma na celu promocję i celebrację polskich jabłek.

Festiwal będzie składać się z dwóch elementów:

  1. koncertu muzycznego (impreza do 1000 osób)
  2. festiwalu kulinarnego.

Zamawiający zakłada, że w ramach realizacji przedmiotu zamówienia w zakresie obsługi Koncertu Muzycznego Wykonawca zobowiązany będzie między innymi do:

  • Wskazania 2-3 lokalizacji (na terenie Warszawy) dla realizacji usługi koncertowej zgodnej z wymogami i specyfikacją dla takiego wydarzenia
  • Zapewnienia oprawy muzycznej na scenie (należy założyć czas Koncertu nie krótszy niż czasie 90 min), na którą składać się będą występy minimum dwóch zespołów bądź artystów zaproponowanych przez wykonawcę wybranego w wyniku rozstrzygnięcia niniejszego postępowania – ze scenariuszem przedsięwzięcia opracowanym przez Wykonawcę,
  • Uzasadnienie wyboru Wykonawców zgodnie z tematem przewodnim przedmiotu zamówienia oraz opisaną grupy docelową koncertu tj. publicznością
  • Prowadzenia koncertu oraz nadzoru techniczno-organizacyjnego nad wydarzeniem,
  • Wcześniejszego ustalenia całego repertuaru koncertu
  • Wskazania 5-10 zespołów bądź wokalistów (tzw. wykonawców koncertu)
  • Współpracy z zespołami, artystami i wykonawcami koncertów, jak również koordynacji i rozliczeń w zakresie spraw formalnych, dotyczących ich występów
  • Rozliczenia i dokonania wszelkich opłat z tytułów honorariów autorskich, w tym wszelkich opłat dla stowarzyszenia ZAIKS, a także transportu i obsługi koncertu oraz innych kosztów koniecznych dla wykonania zamówienia.

W ramach przedmiotu zamówienia na obsługę Festiwalu Kulinarnego Wykonawca jest zobowiązany do:

  1. Wskazania koncepcji i tematu przewodniego dla Festiwalu Kulinarnego nawiązującego do tematu przewodniego całego wydarzenia
  2. Zapewnienie uczestników (tzw. wystawców) Festiwalu Kulinarnego
  3. Realizacji Festiwalu Kulinarnego oraz nadzoru techniczno-organizacyjnego nad jego przebiegiem
  4. Współpracy z uczestnikami (tj. wystawcami), jak również koordynacji i rozliczeń w zakresie spraw formalnych, dotyczących ich udziału

Zamawiający zakłada poniższy czas trwania organizowanych wydarzeń:

a) Całość około 10 godzin (godziny trwania Festiwalu: 11:00 -21:00)

b) Koncert: około 2 godzin (godziny trwania Koncertu: 19:00 – 21:00)

Przedstawiony powyżej zakres ma charakter wstępny i może ulec zmianie. Zamawiający w czasie prowadzonych negocjacji między innymi przewiduje omówienie sposobu realizacji przedmiotu zamówienia zawartego powyżej.

II. Termin realizacji zamówienia.

Zamawiający zakłada, że zarówno Koncert jak i festiwal zostaną zorganizowane we wrześniu lub październiku 2021 r. Szczegółowe ustalenia będą przedmiotem negocjacji prowadzonych z wykonawcami, którzy zostaną zakwalifikowani do udziału w postępowaniu. Zamawiający zakłada, że umowa z wybranym Wykonawcą zostanie podpisana ok. 15 sierpnia 2021 r.

III. Opis procedury udzielenia zamówienia.

W odpowiedzi na niniejsze Zaproszenie wykonawcy zainteresowani ubieganiem się o udzielenie zamówienia składają Wniosek o zakwalifikowanie do udziału w przedmiotowym postępowaniu. Wnioski składane są na zasadach określonych w niniejszym Zaproszeniu.

Na podstawie dokumentów przedstawionych w złożonym Wniosku Zamawiający dokona kwalifikacji wykonawców, którzy zostaną zaproszeni do udziału w postępowaniu.

Jeżeli liczba Wykonawców, którzy wykażą na podstawie dokumentów załączonych do Wniosku,
że spełniają warunki udziału w postępowaniu (wskazane w pkt. IV.1. i IV.2.) będzie mniejsza niż 3 lub równa 3, Zamawiający zaprosi do negocjacji wszystkich Wykonawców spełniających te warunki. Jeżeli liczba Wykonawców, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu będzie większa niż 3, Zamawiający dokona w sposób obiektywny oceny złożonych wniosków i zaprosi Wykonawców, których wnioski otrzymają najwyższe oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu. Zamawiający zastosuje kwalifikację w postaci przyznania każdemu Wykonawcy po 1 pkt., za każde zrealizowane należycie zamówienie, spełniające wymogi określone w pkt. IV.1. niniejszego Zaproszenia.

Zamawiający zaprosi do negocjacji Wykonawców, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu oraz otrzymali w kolejności najwyższą ilość punktów przyznawanych wg wyżej wymienionych zasad.

Wykonawcy zakwalifikowani zostaną zaproszeni do udziału w negocjacjach, które będą miały poufny charakter. Podczas prowadzonych negocjacji będą omawiane warunki realizacji zamówienia. Zamawiający zakłada, że termin negocjacji zostanie wyznaczony z co najmniej 3 dniowym wyprzedzeniem. Negocjacje będą prowadzone w siedzibie Zamawiającego. Dopuszcza się prowadzenie negocjacji z wykorzystaniem platform komunikacyjnych.

W wyniku przeprowadzonych negocjacji Zamawiający dokona wyboru podmiotu, który zorganizuje w imieniu Zamawiającego Festiwal Jabłonki 2021 w zakresie i na warunkach uzgodnionych podczas negocjacji.

Zarówno przedstawione w niniejszym wniosku informacje udzielone przez zamawiającego jak i przekazane w odpowiedzi przez zaproszonych wykonawców, mają charakter wstępny i mogą ulec zmianie w toku prowadzonych negocjacji.

IV. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy wykażą w składanych wnioskach o zakwalifikowanie do udziału w postępowaniu spełnianie niżej wymienionych warunków.

  1. Wykonawcy zainteresowani ubieganiem się o uzyskanie przedmiotowego zamówienia muszą wykazać w składanym Wniosku o zakwalifikowanie do udziału w postępowaniu, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania wniosków należycie wykonali, co najmniej:

3 (trzy) usługi (zlecane na podstawie odrębnych umów) polegające na:

Wykonaniu usługi organizacji co najmniej 3 eventów (imprez) z uwzględnieniem, że dla co najmniej 2 (dwóch) eventów budżet każdego z nich wynosił przynajmniej 100 000,00 zł netto, a budżet dla co najmniej 1 (jednego) eventu wynosił minimum 300 000,00 zł netto.

  1. W celu udokumentowania sytuacji finansowej należy w składanym Wniosku wykazać się:
  2. dysponowaniem środkami finansowymi (dopuszczalne jest wykazanie środków z kredytu obrotowego lub innego o ile środki te nie są przeznaczone na realizowanie konkretnego celu) lub zdolność kredytową w wysokości nie mniejszej niż 100 000 PLN.
  3. W celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu określonych w pkt. IV. 1-2, Wykonawcy zobowiązani są załączyć do Wniosku o zakwalifikowanie do udziału w postępowaniu (wzór formularza Wniosku stanowi Załącznik nr 1 do niniejszego Zaproszenia) niżej wskazane dokumenty:
  1. dokumenty potwierdzające zorganizowanie imprez wskazanych w pkt. IV.1.,
  2. informację z banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, potwierdzającą wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową Wykonawcy, w okresie nie wcześniejszym niż 1 miesiąc przed upływem terminu składania Wniosków o zakwalifikowanie do udziału w postępowaniu,
  3. odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji.

V. Wymagane dokumenty dołączone do Wniosku o zakwalifikowanie do udziału w postępowaniu:

1. Forma składanych dokumentów.

a) Wykonawca składa Wniosek o zakwalifikowanie do udziału w postępowaniu w formie elektronicznej. Wniosek należy przesłać za pomocą poczty elektronicznej, adres
e-mail: biuro@stateofpoland.pl

b) Wniosek oraz załączane dokumenty muszą być podpisane przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy, zgodnie z formą reprezentacji Wykonawcy określoną w rejestrze lub innym dokumencie, właściwym dla danej formy organizacyjnej Wykonawcy albo przez upełnomocnionego przedstawiciela Wykonawcy – w takim przypadku dokument potwierdzający udzielenie pełnomocnictwa należy załączyć od składanego Wniosku.

c) W przypadku kopii dokumentów muszą być one również potwierdzone elektronicznie podpisem na zasadach określonych w lit. b),

d) Wniosek o zakwalifikowanie do udziału w postępowaniu oraz załączone do Wniosku dokumenty powinny być sporządzone w języku polskim, w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem kwalifikowanym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym – w formacie danych .txt, .rtf, .pdf, .doc, .docx. W przypadku zastosowania innego formatu Zamawiający może nie mieć możliwości zapoznania się z treścią złożonych dokumentów, co może spowodować odrzucenie Wniosku.

2. Wymagane dokumenty.

Zamawiający wymaga złożenia w sposób i formie określonej w pkt. V.1:

a) Wniosku o zakwalifikowanie do udziału w postępowaniu (wzór formularza zawarto w Załączniku nr 1),

b) dokumenty wymienione w pkt. IV.3.

c) wyjściowa koncepcja realizacji przedmiotu zamówienia, która będzie przedmiotem negocjacji.

3. Termin składania wniosku o zakwalifikowanie do udziału w postępowaniu.

Dokumenty określone w niniejszym Zaproszeniu należy przesłać na adres e-mail: biuro@stateofpoland.pl w terminie do dnia 6 sierpnia 2021 r. do godz. 10.00.

VI. Kryteria wyboru wykonawcy.

W celu wyboru najkorzystniejszej oferty Zamawiający wstępnie przyjął następujące kryteria oceny ofert:

  • Cena brutto za realizację całego zamówienia – 60 %
  • Koncepcja realizacji przedmiotu zamówienia – 40 %

VII. Negocjacje będą obejmowały warunki umowy, a w szczególności:

  • Przedmiot umowy oraz sposób i zakres jego realizacji,
  • Warunki płatności za wykonane usługi.

Wszystkie koszty związane z uczestnictwem w postępowaniu, ponosi Wykonawca bez względu na sposób rozstrzygnięcia postępowania przez Zamawiającego. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu. Zamawiający ma prawo unieważnienia prowadzonej procedury na każdym jej etapie.

WNIOSEK O ZAKWALIFIKOWANIE

DO UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU

prowadzonym w trybie negocjacji z ogłoszeniem

na

Organizację Festiwalu Jabłonki 2021

Nazwa Wykonawcy: ……………………………………………………………………………………….

Adres: ……………………………………………………………………………………………………………

Osoba upoważniona do kontaktów …………………………………………………
tel.: …………………………………………………………….

e-mail: …………………………………………………………..

NIP:……………………………………………….

Fundacja State of Poland,

Al. Jerozolimskie 7,

00-955 Warszawa.

W odpowiedzi na ogłoszenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego w trybie negocjacji z ogłoszeniem na „Organizację Festiwalu Jabłonki 2021” składamy niniejszym Wniosek o zakwalifikowanie do udziału w postępowaniu.

Na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu składamy niżej wymienione dokumenty:

………………………………………., ……………………. 2021 r. ……………………………………………………………………………

(miejscowość) (data) podpis/y uprawnionego/ych przedstawiciela/i Wykonawcy